AntCRM - Hướng dẫn tích hợp Kiotviet

Hướng dẫn tích hợp Kiotviet.vn

I. Giới thiệu về tính năng tích hợp Kiotviet.vn

• Nếu bạn có một tập khách hàng trên Kiotviet.vn. Bạn muốn quản lý và lưu trữ thông tin khách hàng này thì giải pháp chính là tính năng tích hợp Kiot.vn vào BeeIQ CRM.

• Không chỉ khách hàng mà các thông tin liên quan trực tiếp đến khách hàng như thông tin đặt hàng, thông tin giao hàng đều được đồng bộ và hiển thị ngay trong trang chi tiết của contact/account sau khi đồng bộ thành công. 

• Các thao tác với khách hàng trên Kiotviet.vn được xử lí ngay lập tức và cập nhập liên tục trên BeeIQ.

• Nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ nắm được chi tiết các lịch sử mua hàng hay đơn hàng trong khi thực hiện gọi ra hoặc nhận cuộc gọi hỗ trợ từ phía khách hàng của Kiotviet.vn ngay trên giao diện cuộc gọi của BeeIQ

II. Hướng dẫn cấu hình tài khoản tích hợp và đồng bộ dữ liệu (dành cho Owner)

Lưu ý: Trước khi tiến hành tích hợp tài khoản, quản trị viên hệ thống phải liên hệ nhà cung cấp Kiotviet.vn để có tài khoản API. 

1. Tích hợp tài khoản API

Bước 1: Mở trang tích hợp Kiotviet.vn

Vào Thiết lập → Chọn Tích hợp POS → Chọn KiotViet 

Bước 2: Thêm tài khoản API

Nhấp chọn vào Thêm tài khoản API → Điền thông tin vào form Thêm tài khoản API

(Owner của hệ thống liên hệ bộ phận kĩ thuật của Kiotviet.vn để có tài khoản API)

• Api username(đây là thông tin bắt buộc)

• Mã bảo mật(đây là thông tin bắt buộc)

• Tên kết nối (là Tên cửa hàng khi đăng nhập tài khoản KiotViet)

Lưu ý: Để biết được API Username và Mã bảo mật bạn vui lòng vào phần Thiết lập > Thiết lập cửa hàng > Thiết lập kết nối API. Chỉ cho phép thêm 1 tài khoản. Một tài khoản chỉ sử dụng được ở 1 công ty. 

Nhấn Thêm để hoàn tất việc thêm tài khoản

Nếu tài khoản hợp lệ, thông tin của tài khoản sẽ được hiển thị tại trang Tài khoản API với thông báo Thêm thành công và có trạng thái là Disable

Bước 3: Kích hoạt tài khoản API

Owner phải kích hoạt tài khoản để có thể bắt đầu đồng bộ bằng cách nhấp vào button Trạng thái đến khi nó chuyển thành Enable

Khi đó sẽ hiện link button Đồng bộ dữ liệu ngay cạnh nút Thêm tài khoản API

2. Đồng bộ dữ liệu

Sau khi lưu thông tin tài khoản API thành công, nhấn chọn nút Đồng bộ dữ liệu để bắt đầu thiết lập đồng bộ.

Thông tin đồng bộ gồm:

• Khách hàng

• Đơn đặt hàng

2.1.  Đồng bộ khách hàng

Đồng bộ khách hàng từ Kiotviet.vn là thao tác sao chép các thông tin từ doanh nghiệp của bạn trên Kiotviet.vn về BeeIQ CRM.

Hệ thống sẽ kiểm tra trùng khách hàng dựa trên số điện thoại và email.

Sau khi đồng bộ dữ liệu thành công, nếu KiotViet có phát sinh thêm khách hàng hoặc cập nhật thông tin khách hàng thì hệ thống sẽ cập nhật ngay.

Bước 1: Thiết lập thông tin chung

• Vai trò: có hai lựa chọn là Contact và Account

• Phụ trách: chọn hoặc tìm kiếm theo tên hoặc email của tất cả nhân viên trong công ty

• Nhãn: Để dễ dàng lọc và quản lý khách hàng sau khi đồng bộ, có thể gắn nhãn cho khách hàng bằng cách chọn nhãn từ danh sách các nhãn có sẵn

Hoặc tạo mới Thẻ

Bước 2: Tùy chọn xử lý khi trùng thông tin khách hàng

Hệ thống ưu tiên kiểm tra trùng số điện thoại trước, sau đó mới kiểm tra email 

• Bỏ qua nếu trùng: Nếu số điện thoại hoặc email của Khách hàng bên Kiotviet.vn đã tồn tại trong hệ thống thì lấy thông tin khách hàng đó từ hệ thống, không tạo mới hay cập nhật

• Ghi đè nếu trùng: Cập nhập thông tin của contact/account theo các thông tin mới của Khách hàng bên Kiotviet.vn. Hệ thống sẽ ưu tiên ghi đè lên đối tượng theo Vai trò đã thiết lập trước,nếu có nhiều đối tượng trùng cùng Vai trò thì sẽ chọn bất kỳ 1 trong các đối tượng đó để ghi đè.

Bước 3: Mapping

Chọn trường thông tin khách hàng trên Kiotviet.vn chứa giá trị tương ứng với các trường thông tin của khách hàng trên BeeIQ CRM.Mặc định các cột đã được mapping sẵn.

Bước 4: Nhấn Đồng bộ

Sau khi nhất nút để bắt đầu đồng bộ sẽ hiện dòng trạng thái Đang xử lý...

Trường hợp với dữ liệu đồng bộ quá lớn(>5000), thì sẽ có thông báo trên màn hình:

“Số lượng khách hàng quá lớn (> 5000), quá trình đồng bộ có thể kéo dài trong vài phút.

Vui lòng không thực hiện bất kỳ thao tác đồng bộ dữ liệu khác khi đang có một tiến trình đồng độ đang diễn ra.”

Thông báo sau khi quá trình đồng bộ hoàn tất: Popup giữa màn hình,notify ở góc màn hình nếu owner không mở tab chứa trang đồng bộ. 

Đặc biệt hệ thống sẽ gửi email kết quả đồng bộ tới email của Owner sau khi hoàn thành

Thông tin Lịch sử đồng bộ khách hàng sẽ được lưu lại bao gồm:

• Thời gian

• Tổng số khách hàng

• Số lượng khách hàng đã Tạo mới

• Số lượng khách hàng đã Cập nhập

• Lỗi

Danh sách khách hàng sau khi đồng bộ thành công sẽ nằm ở trang Contact hoặc Account tùy thuộc vào Vai trò lúc lựa chọn.

Các khách hàng được tạo mới trong quá trình đồng bộ sẽ có thông tin người tạo là Kiotviet.vn

Vào trang chi tiết của các khách hàng này sẽ có thêm tab là [KIOTVIET] Đơn đặt hàng

2.2, Đồng bộ đơn đặt hàng

Bước 1: Vào Đồng bộ dữ liệu → Chuyển qua tab Đơn đặt hàng

Bước 2: Bấm vào nút Đồng bộ để bắt đầu đồng bộ các đơn đặt hàng của khách hàng từ Kiotviet.vn sang BeeIQ CRM. 

Dòng trạng thái thông báo cho người dùng tiến trình đồng bộ Đơn đặt hàng đang được diễn ra. Vui lòng không thực hiện bất kỳ thao tác đồng bộ dữ liệu khác khi đang có một tiến trình đồng bộ đang diễn ra.

Khi quá trình hoàn tất sẽ có thông báo Kết quả đồng bộ đơn đặt hàng với các thông tin sau:

• Thời gian đồng bộ

• Tổng số đơn đặt hàng

• Số đơn đặt hàng được tạo mới

• Số đơn đặt hàng đã cập nhập

• Lỗi

Thông tin đơn đặt hàng của khách hàng sẽ được hiển thị trong tab [KIOTVIET]Đơn đặt hàng

• ID

• Mã đơn hàng

• Ngày đặt hàng

• Tên chi nhánh

• Tên khách hàng

• Mã người bán

• Chi tiết đặt hàng

• Chi tiết giao hàng

• Trạng thái

• Khách cần trả

• Khách đã trả

• Loại đơn hàng

• Ghi chú

Nhấn chọn vào Xem sản phẩm để xem chi tiết thông tin sản phẩm của đơn hàng:

3. Cập nhật thông tin liên quan đến đơn hàng sau khi đồng bộ

Để cập nhật dữ liệu tự động khi có khách hàng đặt đơn hàng từ Kiotviet.vn hoặc từ website của bạn về BeeIQ CRM, hãy liên hệ bộ phận kỹ thuật của Kiotviet.vn để đăng ký Webhook với Listener URL của tài khoản API.

• Thêm mới: Khi có 1 đơn hàng được thêm mới bên Kiotviet.vn, hệ thống BeeIQ sẽ kiểm tra xem đơn hàng này đã thuộc về Contact nào trên BeeIQ chưa

• Nếu đã có contact (số điện thoại/email của khách hàng trùng với số điện thoại/email của contact)=> Tiến hành thêm đơn hàng vào mục Lịch sử mua hàng của Contact

• Nếu contact chưa tồn tại => Tiến hành lưu Contact mới với Tên sẽ lấy giá trị của Số điện thoại Khách hàng và thêm đơn hàng vào mục Lịch sử mua hàng của Contact mới tạo.

III. Thiết lập popup cuộc gọi

Vào Thiết lập → mở Thiết lập cuộc gọi →chọn Popup cuộc gọi → Chọn các tab hiển thị trên popup cuộc gọi → Nhấn Lưu để hoàn tất thiết lập.

• Hiện tại sau khi tích hợp với Kiotviet.vn, nội dung các tab được chọn để hiển thị trên popup cuộc gọi bao gồm:

• Lịch sử

• Ghi chú

• Email

• Cuộc gọi

• SMS

• Nhiệm vụ

• Giao dịch

• Ticket

• [KIOTVIET] Đơn đặt hàng

Có thể tick chọn tất cả hoặc không chọn nội dung nào để hiển thị

Popup cuộc gọi hiển thị khi thực hiện các cuộc gọi ra vào từ BeeIQ. Nội dung của popup gồm thông tin Contact và các tab đã được tick chọn ở phần Thiết lập.