AntCRM - Các thao tác với khách hàng

1. Nhắn tin cho khách hàng (Lead, Contact, Account)

Có 4 cách nhắn tin SMS cho khách hàng

  1. Nhắn tin SMS thủ công cho 1 khách hàng

  2. Nhắn tin SMS thủ công cho nhiều khách hàng

  3. Chạy chiến dịch nhắn tin SMS cho danh sách khách hàng

  4. Chạy quy trình Marketing Automation

Trong bài này sẽ hướng dẫn cách (1) và (2). Còn cách (3) và (4) sẽ được giới thiệu riêng trong bài hướng dẫn chạy Chiến dịch SMSMarketing Automation.

1.1. Nhắn tin SMS thủ công cho 1 khách hàng

Bước 1. Mở trang Contacts (hoặc Accounts hoặc Leads)

Bước 2. Nhấn vào tên Khách hàng để đi đến trang Chi tiết khách hàng

Bước 3. Nhấn nút    Nhắn tin   , hộp thoại Soạn tin nhắn SMS sẽ hiện lên ở góc phải màn hình


Trong đó :


Thông tin

Bắt buộc

Mô tả

Mẫu tin nhắn

Không

Chọn mẫu tin nhắn đã được tạo sẵn (hướng dẫn tại đây) để gửi cho khách hàng. Người dùng có thể chọn mẫu hoặc nhập nội dung tin nhắn.

Dịch vụ

Nhà cung cấp dịch vụ SMS đã được cấu hình để gửi tin nhắn SMS cho công ty.

Người nhận

Hệ thống sẽ tự điền sẵn số điện thoại của khách hàng đang thao tác, người dùng có thể thêm bớt số điện thoại bất kỳ.

Nội dung tin nhắn

Nội dung tin nhắn có thể được điền từ mẫu tin nhắn, hoặc người dùng tự nhập vào. Là nội dung mà khách hàng sẽ nhận được.


Lưu ý: Muốn xóa nội dung điền sẵn từ mẫu Tin nhắn đã chọn, tại Hộp thoại Soạn Tin nhắn, chỉ cần nhấn nút Xóa  ở cạnh mẫu đã chọn.


Bước 4. Nhập các thông tin yêu cầu 

Bước 5. Nhấn   Gửi  .

1.2. Nhắn tin SMS thủ công cho nhiều khách hàng

Bước 1. Mở trang Contacts (hoặc Accounts hoặc Leads)

Bước 2. Tại danh sách khách hàng, mỗi dòng tương ứng với thông tin của 1 khách hàng

Tick vào checkbox ở đầu dòng để chọn khách hàng cần nhắn tin

Bước 3. Sau khi chọn xong các khách hàng, Nhấn nút    Nhắn tin   ở danh sách tùy chọn thao tác,  hộp thoại Soạn tin nhắn SMS sẽ hiện lên ở góc phải màn hình

Bước 4. Nhập nội dung yêu cầu vào hộp thoại Soạn tin nhắn (các nội dung đã được mô tả ở phần 1.1.)

Bước 5. Nhấn   Gửi  .

2. Gửi Email cho khách hàng

Có 4 cách gửi email cho khách hàng

  1. Gửi email thủ công cho 1 khách hàng

  2. Gửi email thủ công cho nhiều khách hàng

  3. Chạy chiến dịch MailChimp cho danh sách khách hàng

  4. Chạy quy trình Marketing Automation

Trong bài này sẽ hướng dẫn cách (1) và (2). Còn cách (3) và (4) sẽ được giới thiệu riêng trong bài hướng dẫn chạy Chiến dịch MailChimp Marketing Automation.


2.1. Gửi Email thủ công cho 1 khách hàng

Bước 1. Mở trang Contacts (hoặc Accounts hoặc Leads)

Bước 2. Nhấn vào tên Khách hàng để đi đến trang Chi tiết khách hàng

Bước 3. Nhấn nút    Gửi email   , hộp thoại Soạn Email sẽ hiện lên ở góc phải màn hình

Trong đó :


Thông tin

Bắt buộc

Mô tả

Mẫu Email

Không

Chọn mẫu Email đã được tạo sẵn (hướng dẫn tại đây) để gửi cho khách hàng. Người dùng có thể chọn mẫu hoặc nhập nội dung Email.

Từ (Dịch vụ)

Nhà cung cấp dịch vụ Email đã được cấu hình để gửi Email cho công ty.

Tới (Người nhận)

Hệ thống sẽ tự điền sẵn Email của khách hàng đang thao tác, người dùng có thể thêm bớt Email bất kỳ.

Chủ đề

Không

Chủ đề của Email

Nội dung Email

Nội dung Email có thể được điền từ mẫu Email, hoặc người dùng tự nhập vào. Là nội dung mà khách hàng sẽ nhận được.



Lưu ý: Muốn xóa nội dung điền sẵn từ mẫu Email đã chọn, tại Hộp thoại Soạn Email, chỉ cần nhấn nút Xóa  ở cạnh mẫu đã chọn.


Bước 4. Nhập các thông tin yêu cầu 

Bước 5. Nhấn   Gửi  .

2.2. Gửi Email thủ công cho nhiều khách hàng

Bước 1. Mở trang Contacts (hoặc Accounts)

Bước 2. Tại danh sách khách hàng, lọc khách hàng theo nhãn (thẻ) đã gắn (hoặc bất cứ tiêu chí nào  như địa chỉ, trạng thái…), sau đó tick chọn tất cả hoặc Tick vào checkbox ở đầu dòng để chọn các khách hàng cần gửi Email

Bước 3. Sau khi chọn xong các khách hàng, Nhấn nút    Gửi email   ở danh sách tùy chọn thao tác,  hộp thoại Soạn Email sẽ hiện lên ở góc phải màn hình

Bước 4. Nhập nội dung yêu cầu vào hộp thoại Soạn Email (các nội dung đã được mô tả ở phần 2.1.)



Bước 5. Nhấn   Gửi  .


3. Gắn thẻ, Hủy thẻ cho khách hàng

3.1. Gắn thẻ cho khách hàng tại trang Tạo Khách hàng.

Bước 1. Mở trang Tạo Khách hàng (Contact/ Account/Lead)

Bước 2. Nhập các thông tin yêu cầu

Bước 3. Tại trường Thẻ, Chọn thẻ có sẵn hoặc nhấn nút   +   để tạo mới và gắn thẻ cho khách hàng.


Thẻ đã được tạo thành công và được chọn vào danh sách Thẻ sẽ gắn vào khách hàng.

Bước 4. Nhấn   Lưu   .


Khách hàng được tạo mới thành công và gắn với thẻ đã chọn.


3.2. Gắn/Hủy thẻ cho khách hàng tại trang Cập nhật Khách hàng.

Bước 1. Mở trang Contacts (Leads, Accounts), nhấp vào tên khách hàng bất kỳ để đến trang Chi tiết khách hàng

Bước 2. Nhấn CẬP NHẬT TẤT CẢ CÁC THUỘC TÍNH để đến trang Sửa đổi khách hàng

Bước 3. Tại trang Sửa đổi khách hàng, kéo xuống dưới để nhìn thấy trường Thẻ

Bước 4. Tại trường Thẻ, Chọn thẻ có sẵn hoặc nhấn nút   +   để tạo mới và gắn thẻ cho khách hàng.


Thẻ đã được tạo thành công và được chọn vào danh sách Thẻ sẽ gắn vào khách hàng.


Để hủy thẻ, nhấn vào dấu X ở thẻ cần hủy 

 

Bước 5. Nhấn   Lưu   .


3.3. Gắn/ Hủy thẻ tại trang Chi tiết khách hàng

Bước 1. Mở trang Contacts (hoặc Leads, Accounts), nhấp chuột vào tên khách hàng bất kỳ để đến trang Chi tiết khách hàng

Bước 2. Tại trang Chi tiết khách hàng - phần Thông tin, kéo xuống và tìm thông tin Thẻ

Bước 3. Nhấp chuột vào trường Thẻ để mở hộp thoại chỉnh sửa Thẻ

Bước 4. Có 2 cách thêm thẻ:

  • Chọn thẻ có sẵn: Nhập tên thẻ để tìm kiếm và chọn

  • Tạo mới thẻ: Nhập tên thẻ và nhấn Enter

Để Hủy thẻ, nhấp vào dấu X ở cạnh tên thẻ

Bước 5. Nhấn nút   V   để hoàn tất chỉnh sửa

3.4. Gắn/ Huỷ thẻ cho nhiều khách hàng cùng lúc

  • Gắn thẻ

Bước 1. Mở trang Contacts (hoặc Leads, Accounts)

Bước 2. Tại danh sách khách hàng, mỗi dòng tương ứng với thông tin của 1 khách hàng

Tick vào checkbox ở đầu dòng để chọn khách hàng cần Gắn/Hủy thẻ

Bước 3. Sau khi chọn xong các khách hàng, Nhấn nút    Gắn thẻ   ở danh sách tùy chọn thao tác, hộp thoại Thêm thẻ bật lên

Bước  4. Có 2 cách thêm thẻ:

  • Chọn thẻ có sẵn: Nhập tên thẻ để tìm kiếm và chọn

  • Tạo mới thẻ: Nhập tên thẻ và nhấn Enter

Bước 5. Nhấn   Thêm   để hoàn tất gắn thẻ


  • Để Hủy thẻ:

Bước 1. Mở trang Contacts (hoặc Leads, Accounts)

Bước 2. Tại danh sách khách hàng, mỗi dòng tương ứng với thông tin của 1 khách hàng

Tick vào checkbox ở đầu dòng để chọn khách hàng cần Gắn/Hủy thẻ

Bước 3. Sau khi chọn xong các khách hàng, Nhấn nút    Hủy thẻ   ở danh sách tùy chọn thao tác, hộp thoại Hủy thẻ bật lên

Bước  4. Tick để chọn Thẻ cần hủy, Nhấn  Tiếp tục   để hoàn tất hủy thẻ

4. Chuyển đổi nhân viên phụ trách khách hàng

Có 3 cách chuyển đổi nhân viên phụ trách khách hàng

  1. Thay đổi nhân viên phụ trách tại trang Sửa đổi khách hàng

  2. Thay đổi nhân viên phụ trách tại trang Chi tiết khách hàng

  3. Thay đổi nhân viên phụ trách cho hàng loạt khách hàng theo assignment rule

4.1. Thay đổi nhân viên phụ trách tại trang Sửa đổi khách hàng

Bước 1. Mở trang Contacts (Leads, Accounts), nhấp vào tên khách hàng bất kỳ để đến trang Chi tiết khách hàng

Bước 2. Nhấn CẬP NHẬT TẤT CẢ CÁC THUỘC TÍNH để đến trang Sửa đổi khách hàng

Bước 3. Tại trang Sửa đổi khách hàng, kéo xuống dưới để nhìn thấy trường Phụ trách

Bước 4. Nhấp vào và chọn nhân viên bất kỳ để làm nhân viên phụ trách khách hàng này.

Bước 5. Click Lưu để lưu thay đổi

4.2. Thay đổi nhân viên phụ trách tại trang Chi tiết khách hàng

Bước 1. Mở trang Contacts (hoặc Leads, Accounts), nhấp chuột vào tên khách hàng bất kỳ để đến trang Chi tiết khách hàng

Bước 2. Tại trang Chi tiết khách hàng - phần Thông tin, kéo xuống và tim thông tin Phụ trách

Bước 3. Nhấp vào tên người phụ trách để mở hộp thoại chỉnh sửa

Bước 4. Chọn nhân viên bất kỳ

Bước 5. Nhấn nút   V    để lưu thay đổi.

4.3. Thay đổi nhân viên phụ trách cho hàng loạt khách hàng cùng lúc

Có 2 hình thức phân công nhân viên phụ trách

  • Phân công nhiều khách hàng cho 1 nhân viên phụ trách

  • Phân công nhiều khách hàng cho nhóm các nhân viên phụ trách theo assignment rule (tuần tự hoặc ngẫu nhiên)

4.3.1. Phân công một tập khách hàng cho 1 nhân viên phụ trách

Bước 1. Mở trang Contacts (hoặc Leads, Accounts)

Bước 2. Tại danh sách khách hàng, lọc khách hàng theo nhãn (thẻ) đã gắn (hoặc bất cứ tiêu chí nào  như địa chỉ, trạng thái…), sau đó tick chọn tất cả hoặc Tick vào checkbox ở đầu dòng để chọn khách hàng cần thay đổi phụ trách

Bước 3. Sau khi chọn xong các khách hàng, Nhấn nút    Phụ trách   ở danh sách tùy chọn thao tác, hộp thoại Thay đổi phụ trách bật lên

Bước 4. Tại trường Nhóm, chọn “Không có” 

Tại trường Người chịu trách nhiệm, chọn nhân viên bất kỳ

Bước 5. Nhấn nút    Assign   để lưu thay đổi.

4.3.2. Phân công khách hàng cho nhóm phụ trách theo assignment rule

Bước 1. Mở trang Contacts (hoặc Leads, Accounts)

Bước 2. Tại danh sách khách hàng, lọc khách hàng theo nhãn (thẻ) đã gắn (hoặc bất cứ tiêu chí nào  như địa chỉ, trạng thái…), sau đó tick chọn tất cả hoặc Tick vào checkbox ở đầu dòng để chọn khách hàng cần thay đổi phụ trách.

Bước 3. Sau khi chọn xong các khách hàng, Nhấn nút    Phụ trách   ở danh sách tùy chọn thao tác, hộp thoại Thay đổi phụ trách bật lên

Bước 4. Tại trường Nhóm, chọn nhóm bất kỳ và phải có thiết lập Assignment Rule

Sau khi chọn nhóm, loại Assignment Rule sẽ hiện dưới tên nhóm

Ví dụ: “Chế độ phân công: Tuần tự” hoặc “Chế độ phân công: Ngẫu nhiên”


Tại trường Người chịu trách nhiệm, chọn “None”


Bước 5. Nhấn   Assign    để hoàn tất quá trình phân công.


Lưu ý: 

Nếu chọn nhóm không có thiết lập Assignment Rule và chọn người trách nhiệm là None thì hệ thống sẽ không cho phép Assign, đồng thời cảnh báo cho người dùng.

5. Thay đổi trạng thái khách hàng

Có 3 cách thay đổi trạng thái khách hàng

  1. Thay đổi trạng thái tại trang Sửa đổi khách hàng

  2. Thay đổi trạng thái tại trang Chi tiết khách hàng

  3. Thay đổi trạng thái cho hàng loạt khách hàng cùng lúc

5.1. Thay đổi trạng thái tại trang Sửa đổi khách hàng

Bước 1. Mở trang Contacts (Leads, Accounts), nhấp vào tên khách hàng bất kỳ để đến trang Chi tiết khách hàng

Bước 2. Nhấn CẬP NHẬT TẤT CẢ CÁC THUỘC TÍNH để đến trang Sửa đổi khách hàng

Bước 3. Tại trang Sửa đổi khách hàng, Nhấp vào và chọn nhân viên Trạng thái bất kỳ.


Bước 5. Click Lưu để lưu thay đổi

5.2. Thay đổi trạng thái tại trang Chi tiết khách hàng

Bước 1. Mở trang Contacts (hoặc Leads, Accounts), nhấp chuột vào tên khách hàng bất kỳ để đến trang Chi tiết khách hàng

Bước 2. Tại trang Chi tiết khách hàng , tick vào trạng thái cần chuyển


Bạn đã chuyển trạng thái khách hàng thành công.

5.3. Thay đổi trạng thái cho hàng loạt khách hàng cùng lúc

Bước 1. Mở trang Contacts (hoặc Leads, Accounts)

Bước 2. Tại danh sách khách hàng, lọc khách hàng theo nhãn (thẻ) đã gắn (hoặc bất cứ tiêu chí nào  như địa chỉ, trạng thái…), sau đó tick chọn tất cả hoặc Tick vào checkbox ở đầu dòng để chọn khách hàng cần thay đổi trạng thái.

Bước 3. Sau khi chọn xong các khách hàng, Nhấn nút    Thay đổi trạng thái   ở danh sách tùy chọn thao tác, hộp thoại Thay đổi trạng thái bật lên

Bước 4. Nhấp vào và chọn trạng thái cần chuyển


Bước 5. Nhấn nút    Lưu   để lưu thay đổi.


6. Xóa khách hàng

Có 2 cách xoá khách hàng

  1. Xóa tại trang Sửa đổi khách hàng

  2. Xóa tại trang Chi tiết khách hàng

6.1. Xóa khách hàng tại trang Sửa đổi khách hàng

Bước 1. Mở trang Contacts (Leads, Accounts), nhấp vào tên khách hàng bất kỳ để đến trang Chi tiết khách hàng

Bước 2. Nhấn CẬP NHẬT TẤT CẢ CÁC THUỘC TÍNH để đến trang Sửa đổi khách hàng

Bước 3. Tại trang Sửa đổi khách hàng, Nhấp vào nút   Xóa   và xác nhận xóa.

6.2. Xóa nhiều khách hàng cùng lúc 

Bước 1. Mở trang Contacts (hoặc Leads, Accounts)

Bước 2. Tại danh sách khách hàng, lọc khách hàng theo nhãn (thẻ) đã gắn (hoặc bất cứ tiêu chí nào  như địa chỉ, trạng thái…), sau đó tick chọn tất cả hoặc Tick vào checkbox ở đầu dòng để chọn khách hàng cần xóa.

Bước 3. Sau khi chọn xong các khách hàng, Nhấn nút   Xóa   ở danh sách tùy chọn thao tác, hộp thoại xác nhận Xóa khách hàng bật lên

Bước 4. Nhấn nút   Xóa   trên popup xác nhận.

7. Sáp nhập khách hàng

Với lượng khách hàng lớn từ nhiều nguồn, không thể tránh khỏi trường hợp trùng thông tin, vì vậy AntCRM hỗ trợ doanh nghiệp sáp nhập thông tin các khách hàng trùng nhau để thuận tiện cho việc quản lý khách hàng. 

Lưu ý: Hệ thống chỉ cho phép sáp nhập khách hàng cùng loại với nhau (Sáp nhập Lead & Lead, Contact & Contact, Account & Account). Nếu Lead trùng với Contact hoặc Account, có thể dùng phương pháp Chuyển đổi để gộp thông tin .

Có 2 cách sáp nhập khách hàng

  1. Sáp nhập tại trang Leads, Contacts, Accounts

  2. Sáp nhập tại trang Chi tiết khách hàng

7.1. Sáp nhập tại trang Leads, Contacts, Accounts

Bước 1. Mở trang Contacts (hoặc Leads hoặc Accounts)

Bước 2. Tick chọn 2 khách hàng mà bạn muốn gộp và nhấn nút   Sáp nhập  


Bước 3. Gộp thông tin 

Sau khi nhấn nút Sáp nhập, popup Sáp nhập hiện lên, các thông tin sẽ tự động gộp sẵn gồm có: Phone, Email, Địa chỉ, Mạng xã hội, Website, Thông tin thêm, Nhãn. 

Các thông tin còn lại sẽ có 2 trường hợp như sau:

  • Nếu cả Master và Slave đều chứa thông tin thì ưu tiên lấy từ Master. 

  • Nếu 1 trong 2 chứa thông tin thì sẽ lấy thông tin đó làm thông tin sau khi sáp nhập.

Trong đó, Master là Lead/Contact/Account được chọn để lấy toàn bộ thông tin và được giữ lại sau khi sáp nhập, Slave là Lead/Contact/Account mà hệ thống sẽ lấy thông tin để sáp nhập vào Master, Slave sẽ bị xóa đi sau khi sáp nhập.

Để thay đổi khách hàng làm Master, vui lòng nhấn nút  🔁


Bước 4. Nhấn nút   Sáp nhập   để hoàn tất việc sáp nhập 2 khách hàng

Khách hàng Master sẽ được giữ lại và chứa thông tin sau khi gộp, khách hàng Slave sẽ được xóa đi. 

7.2. Sáp nhập tại trang Chi tiết Khách hàng

Bước 1. Mở trang Chi tiết Contacts (hoặc Leads hoặc Accounts) có chứa thông tin trùng (xem hình ở bước 2)

Bước 2. Click vào Sáp nhập

Bước 3

  • Nếu thông tin chỉ trùng với 01 khách hàng (cùng loại)  thì sẽ hiện lên popup sáp nhập ngay

(Cùng loại nghĩa là Lead trùng với Lead, Contact trùng với Contact và Account trùng với Account)

  • Nếu thông tin trùng từ 2 khách hàng (cùng loại) trở lên thì hiện lên popup chọn khách hàng cần gộp:


Chọn khách hàng cần gộp và nhấn nút Tiếp tục, popup sáp nhập sẽ hiện lên (xem hình ở bước 4).

Bước 4. Gộp thông tin

Các thông tin sẽ tự động gộp sẵn gồm có: Phone, Email, Địa chỉ, Mạng xã hội, Website, Thông tin thêm, Nhãn. 

Các thông tin còn lại sẽ có 2 trường hợp như sau:

  • Nếu cả Master và Slave đều chứa thông tin thì  ưu tiên lấy từ Master. 

  • Nếu 1 trong 2 chứa thông tin thì sẽ lấy thông tin đó làm thông tin sau khi sáp nhập.

Để thay đổi khách hàng làm Master, vui lòng nhấn nút  🔁

Trong đó, Master là Lead/Contact/Account được chọn để lấy toàn bộ thông tin và được giữ lại sau khi sáp nhập, Slave là Lead/Contact/Account mà hệ thống sẽ lấy thông tin để sáp nhập vào Master, Slave sẽ bị xóa đi sau khi sáp nhập.



Bước 5. Nhấn nút   Sáp nhập   để hoàn tất việc sáp nhập 2 khách hàng

Khách hàng Master sẽ được giữ lại và chứa thông tin sau khi gộp, khách hàng Slave sẽ được xóa đi. 


Bài viết này có hữu ích không? Đánh giá: 0
Chi tiết bài viết:
Ngày đăng: 22/12/2020 3:48PM
Lần cập nhật gần đây: 04/01/2021 3:44PM (nghiango - nghia.ngo@antbuddy.com)
Chia sẻ bài viết:   
Tác giả:nghiango (nghia.ngo@antbuddy.com)