I. Giới thiệu về quản lý giao dịch và lợi ích của việc quản lý giao dịch bằng AntCRM

Hợp đồng là một đối tượng thể hiện hợp tác, giao dịch của doanh nghiệp với khách hàng. Trong hợp đồng có quy định rất nhiều thông tin cần phải quản lý và lưu trữ giữa khách hàng và doanh nghiệp, nếu chỉ quản lý bản cứng, không có một nơi để số hóa nó thì rất dễ xảy ra thất lạc, khó khăn trong quá trình tìm kiếm và đối soát. Với tính năng quản lý giao dịch của AntCRM, các doanh nghiệp chỉ cần vài thao tác đơn giản để tìm kiếm, theo dõi toàn bộ thông tin, giúp công việc quản lý, lưu trữ, bảo mật hợp đồng dễ dàng và nhanh chóng hơn.

• AntCRM cho phép nhập/ xuất các hợp đồng/ giao dịch với số lượng lên đến 10.000 hợp đồng trên 1 lần nhập/xuất. 

• Cho phép tra cứu nhanh chóng các hợp đồng theo nhân viên phụ trách, tên hợp đồng, danh mục, trạng thái hợp đồng, ngày tạo hợp đồng…

• Tính năng Gói giao dịch (kèm thông tin giá trị, giảm giá, mô tả chi tiết) cho phép các doanh nghiệp tạo hợp đồng một cách nhanh chóng và chính xác chỉ với thao tác chọn các gói có sẵn và chọn số lượng.

• Bên cạnh đó, AntCRM còn hỗ trợ tạo trường thông tin tùy chỉnh, cho phép các doanh nghiệp tạo và sử dụng các trường thông tin riêng đặc thù của mình.

Để hiểu thêm về các tính năng và lợi ích của sản phẩm AntCRM, vui lòng xem hướng dẫn sử dụng bên dưới.

II. Hướng dẫn sử dụng tính năng quản lý giao dịch của AnCRM

1. Tạo giao dịch

Có 2 cách tạo giao dịch:

• Tạo thủ công

• Nhập danh sách giao dịch từ file excel

1.1. Tạo thủ công giao dịch

Bước 1. Tại menu chính, nhấn vào Giao dịch → nhấn nút Tạo giao dịch

Hoặc tại thanh top bar, nhấn nút Tạo → chọn Tạo giao dịch

Trang sẽ chuyển đến trang tạo mới Giao dịch

Bước 2. Nhập các thông tin cần thiết

Mô tả các thông tin tại trang Tạo giao dịch như sau:

• Tên giao dịch (bắt buộc): Tên giao dịch, tên gợi nhớ đến sản phẩm khách hàng hoặc mã hàng...

• Trạng thái: trạng thái của giao dịch (chốt, ký hợp đồng….)

• Khách hàng: khách hàng , đối tác chính của giao dịch, hợp đồng

• Gói giao dịch: các gói/combo sản phẩm/ gói khuyến mãi…Khi chọn gói giao dịch, các thông tin đã thiết lập trong gói giao dịch sẽ tự động điền vào như: Giá, giảm giá, Thành tiền, mô tả, danh mục. Xem hướng dẫn thiết lập gói giao dịch tại phần II. 4. Thiết lập gói giao dịch

Để thêm gói giao dịch, nhấn nút   Thêm   tại phần gói →  chọn gói → chọn số lượng → thay đổi giảm giá nếu muốn. Tương tự như vậy để thêm các gói khác. 

Lưu ý: chỉ được thêm các gói giao dịch có cùng đơn vị tiền tệ trong cùng 1 giao dịch. Để thay đổi đơn vị tiền tệ, bạn vui lòng thay đổi tại Trị giá giao dịch

• Trị giá giao dịch: trị giá cuối cùng mà khách hàng phải trả. 

Lưu ý: Tính năng Giao dịch hỗ trợ người dùng tạo hợp đồng theo 1 trong 2 cách: 

Tạo hợp đồng theo gói hoặc tạo hợp đồng theo tùy chỉnh:

• Khi chọn gói giao dịch, trường thông tin Trị giá giao dịch sẽ không được chỉnh sửa hay nhập mà chỉ được tính từ thông tin các gói giao dịch để đảm bảo chính xác các thông tin từ gói.

• Khi không chọn gói giao dịch, bạn có thể nhập trị giá giao dịch và các thông tin khác như mong muốn.

• Ngày kết thúc giao dịch: phải chọn thời điểm sau thời điểm hiện tại

• Mô tả giao dịch: nội dung mô tả chi tiết giao dịch để thuận tiện cho việc tra cứu sau này.

• Danh mục: danh mục phân biệt các loại giao dịch

• Người quản lý giao dịch: Người/ nhóm quản lý theo dõi và thực hiện cho đến khi hợp đồng kết thúc.

• Khách hàng liên quan: khách hàng phụ, có liên quan đến giao dịch.

• Đính kèm: các văn bản, tệp đính kèm có liên quan đến giao dịch

• Trường tùy chỉnh: tùy vào đặc thù thông tin, văn hóa của từng doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể tạo cho mình các trường thông tin riêng biệt để việc lưu trữ thông tin khách hàng trở nên đầy đủ và chi tiết nhất, ví dụ có thể tạo trường thông tin như: Nhân viên giới thiệu sản phẩm, chi nhánh mua hàng….. Để thiết lập trường tùy chỉnh, vui lòng xem hướng dẫn tại phần II. 3. Thiết lập trường tùy chỉnh của giao dịch

• Chia sẻ: tùy vào quy định và đặc thù văn hóa, bảo mật của từng doanh nghiệp mà người dùng có thể thiết lập chia sẻ theo quy định riêng, có 4 tùy chọn chia sẻ:

• Tất cả: tất cả nhân viên đều có thể nhìn thấy và tra cứu giao dịch

• Chỉ tôi: chỉ Owner và người tạo giao dịch mới nhìn thấy và tra cứu giao dịch

• Tôi và nhóm: Chỉ Owner, người tạo giao dịch và các thành viên của nhóm được chọn mới nhìn thấy và tra cứu giao dịch

• Tôi và những nhân viên: Chỉ Owner, người tạo giao dịch và các nhân viên được chọn mới nhìn thấy và tra cứu giao dịch

Bước 3. Sau khi nhập xong các thông tin cần thiết, nhấn Lưu để hoàn tất tạo mới giao dịch

1.2. Nhập danh sách giao dịch từ file excel

Bước 1. Mở menu chính, nhấn Giao dịch → nhấn nút mũi tên xuống cạnh nút Tạo giao dịch

→ Nhấn nút Import

Bước 2. Tải về file mẫu và nhập danh sách thông tin giao dịch dựa theo file mẫu

Bước 3. Nhấn nút Tiếp tục để đến bước Upload → tải lên file đã chuẩn bị, chọn sheet chứa  chứa danh sách giao dịch. Tối đa 10.000 giao dịch trên 1 lần upload.

Bước 4. Nhấn nút Tiếp tục để đến bước Mapping → Thực hiện chọn các thông tin tương ứng 

Sau khi mapping xong, nhấn Tiếp tục để đến bước Tùy chọn

Bước 5. Khi tải lên danh sách giao dịch, cần thiết lập các thông tin sau:

• Quyền chia sẻ: quyền nhìn thấy giao dịch, có 4 tùy chọn:

• Tất cả: tất cả nhân viên đều nhìn thấy được giao dịch

• Chỉ tôi: chỉ người tải lên, người phụ trách và Owner nhìn thấy được giao dịch

• Tôi và nhóm: chỉ người tải lên, người phụ trách và các thành viên của nhóm được chọn nhìn thấy được giao dịch

• Tôi và những nhân viên: chỉ người tải lên, người phụ trách và những nhân viên được chọn nhìn thấy được giao dịch.

• Tùy chọn tải lên nếu file có thông tin khách hàng trùng ID, số điện thoại với các khách hàng có sẵn trên hệ thống :

• Bỏ qua nếu trùng: gán khách hàng đã có trên hệ thống vào giao dịch (không thay đổi bất kỳ thông tin gì của khách hàng cũ)

• Nhân đôi nếu trùng: tạo mới khách hàng với thông tin trong file và gán khách hàng đó vào giao dịch

• Ghi đè nếu trùng: ghi đè thông tin khách hàng trong file lên thông tin cũ đã có trên hệ thống và gán khách hàng đó vào giao dịch

• Gộp nếu trùng: gộp thông tin khách hàng trong file với thông tin khách hàng đã có trên hệ thống và gán khách hàng đó vào giao dịch

• Tùy chọn loại khách hàng sẽ tạo mới: gồm Lead hoặc Contact hoặc Account

• Tùy chọn người/nhóm quản lý giao dịch: Người phụ trách theo dõi và quản lý giao dịch cho đến khi kết thúc hợp đồng. 

• Tùy chọn trạng thái mặc định cho các giao dịch trong file mà không có trạng thái

• Tùy chọn Danh mục mặc định cho các giao dịch trong file mà không có danh mục

• Tùy chọn Loại tiền tệ mặc định cho các giao dịch trong file mà không có loại tiền tệ

2. Các thao tác với giao dịch

2.1. Xem chi tiết giao dịch

Tại menu chính, nhấn Giao dịch → nhấp vào tên giao dịch cần xem tại danh sách giao dịch

Trang chuyển đến trang xem chi tiết thông tin giao dịch

2.2. Thêm tệp đính kèm cho giao dịch

Để xem, thêm, xóa các tệp đính kèm giao dịch, tại trang Chi tiết giao dịch, mở tab Đính kèm

Tab Đính kèm sẽ hiện số lượng và tên các file đính kèm của giao dịch (nếu có) 

• Để Thêm file đính kèm, nhấn nút Đính kèm và chọn file

• Để Xem chi tiết hoặc Tải về file, nhấn vào tên file. 

• Để Xóa file đính kèm, nhấn vào icon xóa ở cạnh mỗi tên file. 

2.3. Ghi chú giao dịch

Để xem, thêm, xóa các ghi chú của giao dịch, tại trang Chi tiết giao dịch, mở tab Ghi chú

Tab Ghi chú sẽ hiện các ghi chú của giao dịch (nếu có) 

• Để Thêm ghi chú mới, nhấn nút Thêm ghi chú → nhập nội dung ghi chú, chọn file đính kèm ghi chú nếu có và nhấn Lưu

• Để Xem chi tiết ghi chú, rê chuột vào ghi chú và nhấn nút Xem 

• Để Xóa ghi chú, rê chuột vào ghi chú và nhấn nút Xóa

• Để cập nhật ghi chú, rê chuột vào ghi chú và nhấn nút Cập nhật → tại trang Sửa đổi ghi chú, thay đổi thông tin ghi chú theo mong muốn và nhấn Lưu

2.4. Tạo task liên quan đến giao dịch

Tại trang Chi tiết giao dịch, mở sang tab Task

• Để thêm nhiệm vụ liên quan đến giao dịch, nhấn nút Thêm Task → nhập các thông tin cần thiết và nhấn Lưu

• Để sửa đổi task, nhấn nút Sửa đổi → tại trang Sửa đổi task, thay đổi thông tin như mong muốn và nhấn Lưu

• Để hoàn thành task, tick vào checkbox ở đầu dòng chứa thông tin task và xác nhận hoàn thành

2.5. Xem và chỉnh sửa thông tin gói giao dịch

Tại trang Chi tiết giao dịch, mở sang tab Gói, tab sẽ hiển thị danh sách các gói kèm giá, số lượng, giảm giá và thành tiền của từng gói

• Để Thêm gói, nhấn nút Thêm → chọn gói, chọn số lượng, giảm giá và nhấn Lưu

• Để Chỉnh sửa thông tin gói, nhấp vào thông tin để chỉnh sửa, Lưu ý chỉ được chỉnh sửa số lượng và giảm giá tại tab Gói

• Để Xóa gói, nhấn nút Xóa ở cạnh mỗi gói

3. Thiết lập trường tùy chỉnh của giao dịch

Mỗi doanh nghiệp, mỗi ngành nghề đều có những đặc tính thông tin, văn hóa khác nhau, họ sẽ cần các thông tin riêng ngoài những thông tin cố định như Tên, trị giá, trạng thái … và “Trường tùy chỉnh” sẽ đáp ứng được nhu cầu này. Với sự đa dạng về loại dữ liệu, quản trị viên có thể tùy vào loại thông tin để chọn loại trường tùy chỉnh phù hợp, có các loại như sau: 

• Input

• Text input : ký tự

• Email: email 

• Number: số

• Date: ngày (mm/dd/yyyy)

• Text area : văn bản

• Options

• Checkbox : danh sách các tùy chọn, chọn được cùng lúc nhiều options

• Radio: danh sách các tùy chọn, chỉ chọn được 1 option

• Select

• Select: danh sách tùy chọn, chỉ chọn được 1 option

Cho phép thiết lập trường bắt buộc và yêu cầu đúng định dạng dữ liệu

Dưới đây là hướng dẫn thêm trường tùy chỉnh:

Bước 1. Mở trang Thiết lập →  Trường tùy chỉnh →  Giao dịch

Bước 2. Xác định định dạng thông tin là gì : ký tự, email, số, tùy chọn ….

Bước 3. Chọn trường thông tin theo đúng loại định dạng

Kéo trường thông tin đó từ bảng chọn sang bảng chứa bên trái

Bước 4. Click vào trường tùy chỉnh tại bảng danh sách để hiện lên thanh chỉnh sửa.

Bước 5. Thực hiện chỉnh sửa thông tin 

Trong đó: 

• Label: Tên gọi của trường thông tin, là thông tin khách hàng nhìn thấy và nhận diện 

• Description: Mô tả hoặc ghi chú cho trường thông tin.

• Placeholder: Tác dụng của placeholder là cung cấp thêm thông tin cho người dùng, giúp họ biết cần nhập dữ liệu gì.

• Required: tick vào ô này , trường thông tin sẽ là trường bắt buộc

• Validation: loại định dạng dữ liệu, gồm có : None(không yêu cầu định dạng), Number, Email, URL

  
  

Bước 6. Nhấn   Save   tại popup chỉnh sửa.

Bước 7. Thực hiện tương tự với các trường thông tin còn lại 

Bước 8. Nhấn   Lưu   sau khi thiết lập xong các trường tùy chỉnh.

Sau khi lưu thiết lập, danh sách trường tùy chỉnh sẽ được áp dụng tại các trang tạo/ chỉnh sửa / thông tin chi tiết giao dịch 

Tại trang Tạo/ Cập nhật giao dịch

Tại trang chi tiết thông tin giao dịch: 

4. Thiết lập gói giao dịch

4.1. Thêm mới thiết lập gói giao dịch

Bước 1. Quản trị viên truy cập trang Thiết lập → Giao dịch → Gói giao dịch

Bước 2. Nhấn Thêm gói giao dịch

Bước 3. Nhập các thông tin cần thiết, trong đó: 

• Tên gói (bắt buộc) nên là tên gợi nhớ gói combo, tên sản phẩm…

• Trị giá giao dịch: trị giá của gói

• Giảm giá: mức giảm giá của gói, có 2 hình thức giảm giá là Tiền mặt hoặc phần trăm trị giá giao dịch

• Thành tiền: giá trị thực của gói sau khi giảm giá. Là giá trị hệ thống tự tính từ trị giá và giảm giá, không thể nhập/chỉnh sửa.

• Danh mục: danh mục phân loại của gói

• Mô tả: mô tả chi tiết của gói giao dịch.

Bước 4. Nhấn Lưu để hoàn tất việc thêm gói

4.2. Chỉnh sửa thiết lập gói giao dịch

Bước 1. Quản trị viên truy cập trang Thiết lập → Giao dịch → Gói giao dịch

Bước 2. Nhấn vào tên gói để mở trang Sửa đổi thiết lập gói

Bước 3. Thay đổi các thông tin như mong muốn và nhấn Lưu để lưu thiết lập

Lưu ý: Không thể sửa đổi thông tin gói đã được sử dụng ở giao dịch

4.3. Xóa thiết lập gói giao dịch

Bước 1. Quản trị viên truy cập trang Thiết lập → Giao dịch → Gói giao dịch

Bước 2. Nhấn vào tên gói để mở trang Sửa đổi thiết lập gói

Bước 3. Nhấn nút Xóa và xác nhận để xóa thiết lập gói giao dịch

Lưu ý: Không thể xóa thông tin gói đã được sử dụng ở giao dịch

5. Cập nhật giao dịch

Bước 1. Tại menu chính, nhấn Giao dịch →  nhấp vào tên giao dịch để mở trang chi tiết giao dịch

Bước 2. Nhấn nút Cập nhật các thuộc tính tại trang chi tiết giao dịch

Trang sẽ chuyển hướng đến trang Sửa đổi giao dịch

Bước 3. Tại trang Sửa đổi giao dịch, thực hiện thay đổi các thông tin như mong muốn

Bước 4. Nhấn Lưu để lưu thay đổi.

6. Tra cứu (lọc) giao dịch

AntCRM hỗ trợ tìm kiếm và lọc giao dịch theo các tiêu chí: 

• Loại tiền tệ

• Ngày tạo giao dịch

• Trạng thái giao dịch

• Danh mục giao dịch

• Tên giao dịch

• Người/nhóm phụ trách giao dịch: Tùy vào cấp bậc mà có quyền lọc theo phụ trách khác nhau:

• Owner lọc được giao dịch do bất kỳ nhân viên/ nhóm phụ trách

• Admin lọc được giao dịch do nhóm phụ trách mà admin đó thuộc về hoặc nhân viên cùng nhóm phụ trách.

• Member lọc được giao dịch do nhân viên đó phụ trách.

Người dùng có thể tùy chọn xem danh sách giao dịch theo 3 cách: 

• Xem theo Danh sách

• Xem theo trạng thái 

• Xem theo dòng thời gian

Đây là giao diện xem theo trạng thái

Đây là giao diện xem theo dòng thời gian

7. Tải về danh sách giao dịch

Chỉ Owner và admin được cấp quyền mới có thể xuất giao dịch

Để tải về danh sách giao dịch, tại menu chính, nhấn Giao dịch → Nhấn nút Export để tải về danh sách giao dịch.

Người dùng có thể tải về danh sách giao dịch theo tiêu chí bằng cách thực hiện tra cứu (lọc) trước, sau đó nhấn nút Export. 

Bên cạnh đó, người dùng có thể tùy chọn các thông tin tải về bằng cách nhấn vào Tùy chọn trường để export trên popup Export giao dịch