Lead, Contact, Account là gì?

Cách tạo mới Lead, Contact, Account?

Các mục chính trong bài hướng dẫn (kèm link):

1. Lead là gì? Contact, Account là gì?

2. Làm thế nào để tạo Lead, Contact, Account?

2.1. Tạo thủ công:

2.2. Import Lead, Contact, Account

2.3. Tự động tạo khách hàng từ Webforms:

2.4. Tự động tạo khách hàng từ Email Forwarder:

2.5. Tạo nhanh khách hàng:

1. Lead là gì? Contact, Account là gì?
Lead - hay còn gọi là Khách hàng tiềm năng, là những người đang có nhu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn cung cấp, nhưng chưa bao giờ mua sản phẩm (dịch vụ) của bạn. Có thể họ đang sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của đối thủ cạnh tranh, có thể họ chưa biết về sản phẩm (dịch vụ) của bạn, hoặc có thể sản phẩm (dịch vụ) của bạn chưa thực sự làm hài lòng họ... Tuy nhiên họ hoàn toàn có thể trở thành khách hàng thực sự nếu bạn có những chiến lược marketing tốt.
Contact ( khách hàng cá nhân), Account (doanh nghiệp, công ty) có liên quan đến hoạt động mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ. Là thứ quý giá nhất, yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của từng doanh nghiệp. Chính vì thế các doanh nghiệp luôn tìm mọi cách để quản lý khách hàng, có thể kể đến như:

• Thông tin khách hàng từng mua sản phẩm

• Phân loại khách hàng

• Tình trạng khách hàng tiềm năng

• Cập nhật thông tin khách hàng từ các chiến dịch quảng cáo

• Chăm sóc khách hàng cũ của doanh nghiệp

AntCRM chính là giải pháp cho tất cả các vấn đề trên, mang lại nguồn khách hàng dồi dào và trung thành cho các bạn.
2. Làm thế nào để tạo Lead, Contact, Account?
Lead, Contact, Account có thể được tạo bởi tất cả nhân viên được cấp quyền trong công ty
Có nhiều cách khác nhau để tạo ra các khách hàng. Hiện tại hệ thống hỗ trợ 5 cách tạo Lead, Contact, Account:

Tạo thủ công: nhập các thông tin chi tiết của Lead, Contact, Account theo cách thủ công trên giao diện của trang tạo Leads, Contacts, Accounts
Import: Nhập từ file dữ liệu(hỗ trợ file Excel hoặc CSV)
Webforms: Tự động tạo Lead, Contact, Account cho những thông tin, yêu cầu, thắc mắc để lại trên website(kite chat/ kite call)
Email: Tự động tạo Lead, Contact, Account cho các email đẩy về email forwarder
Tạo nhanh: Lead, Contact, Account được tạo từ form tạo nhanh với các thông tin cơ bản
2.1. Tạo thủ công:
a) Tạo thủ công KH tiềm năng:
Bước 1. Tại thanh Menu  → chọn KH tiềm năng→ click button Tạo KH tiềm năng

Trang chuyển đến trang tạo Lead

Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết của Lead
Có các trường thông tin như sau:

Thông tin	Mô tả
Trạng thái	Các giai đoạn của Lead. Phần này được admin/ Owner thiết lập sẵn tại trang Cài đặt của Leads
Tên	Tên của khách hàng, là trường bắt buộc
Họ	Họ của khách hàng
Ngày sinh	Ngày sinh của khách hàng
Giới tính	Giới tính của khách hàng
Số CMND/CCCD	Số chứng minh nhân dân/căn cước công dân của khách hàng
Chức vụ	Chức vụ, quyền hạn của khách hàng
Nguồn Lead/KH tiềm năng	Nguồn cung cấp thông tin của khách hàng
Ngành nghề	Lĩnh vực mà khách hàng đó đang làm việc
Tên Account	Tên công ty của khách hàng
Điện thoại	Số điện thoại của khách hàng, có thể thêm nhiều số điện thoại cho 1 khách hàng và không được trùng nhau.
Email	Email của khách hàng, có thể thêm nhiều email cho 1 khách hàng và không được trùng nhau
Mạng xã hội	Thông tin các mạng xã hội của khách hàng
Website	Trang web của khách hàng
Địa chỉ	Có thể thêm nhiều địa chỉ cho 1 khách hàng, gồm các thông tin sau:  Số nhà, đường, phường/xã Quận/Huyện Tỉnh/hành phố Quốc gia
Đính kèm	Thông tin ghi chú riêng của khách hàng
Trường tùy chỉnh	Từng doanh nghiệp sẽ có các thông tin quan trọng riêng, trường tùy chỉnh phục vụ việc thêm các trường thông tin phù hợp với mong muốn. Được Admin/Owner thiết lập tại trang Thiết lập Leads
Nhãn	Nhãn được gắn cho khách hàng, nhằm mục đích phân nhóm các khách hàng có tính chất giống nhau để phục vụ cho các tương tác khách hàng sau này.
Chia sẻ	Phân quyền để nhân viên có thể thấy và hoạt động trên Lead. Dùng 1 trong 4 lựa chọn Tất cả Nhân viên Nhóm Chỉ mình tôi Nếu user được chia sẻ quyền với một Lead thì user đó có thể thấy tất cả các thông tin chi tiết của Lead đó, có thể thao tác cập nhật Lead . Tuy nhiên không phải tất cả ai thấy được Lead đều thấy được Permission của Lead . User có thể thấy và thay đổi được Permission của Lead bao gồm: Người tạo ra Lead  Người được phân quyền và là admin/owner của công ty Admin/owner nằm trong group “Data Owner”
Phụ trách	Nhân viên phụ trách khách hàng, thực hiện các tương tác liên quan đến khách hàng này như gọi điện, nhắn tin, gửi email...

• 
  Bước 3: Nhấn Lưu.
  b) Tạo thủ công KH cá nhân:
  Bước 1. Tại thanh Menu  → chọn KH cá nhân→ click button Tạo KH cá nhân
  
  Trang chuyển đến trang tạo Contact
  
  Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết của Contact
  Có các trường thông tin như sau:

Thông tin	Mô tả
Trạng thái	Các giai đoạn của Contact. Phần này được admin/ Owner thiết lập sẵn tại trang Cài đặt của Contacts/Accounts
Tên	Tên của khách hàng, là trường bắt buộc
Họ	Họ của khách hàng
Ngày sinh	Ngày sinh của khách hàng
Giới tính	Giới tính của khách hàng
Số CMND/CCCD	Số chứng minh nhân dân/căn cước công dân của khách hàng
Chức vụ	Chức vụ, quyền hạn của khách hàng
Nguồn Contact	Nguồn cung cấp thông tin của khách hàng
Ngành nghề	Lĩnh vực mà khách hàng đó đang làm việc
Tên doanh nghiệp	Tên công ty của khách hàng
Điện thoại	Số điện thoại của khách hàng, có thể thêm nhiều số điện thoại cho 1 khách hàng và không được trùng nhau.
Email	Email của khách hàng, có thể thêm nhiều email cho 1 khách hàng và không được trùng nhau
Mạng xã hội	Thông tin các mạng xã hội của khách hàng
Website	Trang web của khách hàng
Địa chỉ	Có thể thêm nhiều địa chỉ cho 1 khách hàng, gồm các thông tin sau:  Số nhà, đường, phường/xã Quận/Huyện Tỉnh/Thành phố Quốc gia
Đính kèm	Thông tin ghi chú riêng của khách hàng
Trường tùy chỉnh	Từng doanh nghiệp sẽ có các thông tin quan trọng riêng, trường tùy chỉnh phục vụ việc thêm các trường thông tin phù hợp với mong muốn. Được Admin/Owner thiết lập tại trang Thiết lập Contacts/Accounts.
Nhãn	Nhãn được gắn cho khách hàng, nhằm mục đích phân nhóm các khách hàng có tính chất giống nhau để phục vụ cho các tương tác khách hàng sau này.
Chia sẻ	Phân quyền để nhân viên có thể thấy và hoạt động trên Contact. Dùng 1 trong 4 lựa chọn: Tất cả Nhân viên Nhóm Chỉ mình tôi Nếu user có được chia sẻ quyền với một Contact thì user đó có thể thấy tất cả các thông tin chi tiết của của Contact đó, có thể thao tác cập nhập Contact. Tuy nhiên không phải tất cả ai thấy được Contact đều thấy được Permission của Contact. User có thể thấy và thay đổi được Permission của Contact bao gồm: Người tạo ra Contact Người được phân quyền và là admin/owner của công ty Admin/owner nằm trong group “Data Owner”
Phụ trách	Nhân viên phụ trách khách hàng, thực hiện các tương tác liên quan đến khách hàng này như gọi điện, nhắn tin, gửi email...

• 
  Bước 3: Nhấn Lưu.
  b) Tạo thủ công KH doanh nghiệp:
  Bước 1. Tại thanh Menu  → chọn KH doanh nghiệp→ click button Tạo KH doanh nghiệp
  
  Trang chuyển đến trang tạo mới Account
  
  
  
  Bước 3. Nhập Tên Account (bắt buộc) và các thông tin cần thiết
  Thông tin của Account cũng gần giống như thông tin của Contact, chỉ khác một số chỗ như: không có Ngày sinh, Giới tính, Số CMND, Chức vụ, Account.
  
  Bước 4. Nhấn Lưu để hoàn tất tạo mới Account.
  2.2. Import Lead, Contact, Account
  Import Lead, Contact, Account là phương pháp tải lên danh sách khách hàng có sẵn trong file excel, tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức so với việc thêm thủ công.  AntCRM hỗ trợ tải lên đến 10.000 khách hàng trong 1 lần import.
  Các bước để import file khách hàng vào AntCRM:
  Bước 1. Tại trang Contacts, nhấn vào mũi tên   ở bên cạnh nút Tạo Contact
  (Đối với Lead thì thực hiện tại trang Leads, nhấn nút ở cạnh nút Tạo Lead)
  (Đối với Account thì thực hiện tại trang Accounts, nhấn nút ở cạnh nút Tạo Account)
  
  Bước 2. Nhấn nút Import
  
  Trang chuyển đến Bước đầu tiên của việc Import danh sách khách hàng
  
  Bước 3. Tại Bước Tải về mẫu, nhấn nút Tải về để tải về mẫu import
  Lưu ý: Nên làm theo mẫu của chúng tôi để đảm bảo thông tin được tải lên chính xác.
  Chuẩn bị file thật chính xác và rõ ràng theo mẫu.
  Nhấn để đến bước Upload
  Bước 4. Nhấn nút Choose Files, chọn file danh sách khách hàng đã chuẩn bị, Chọn sheet chứa danh sách khách hàng
  
  Click để đến bước Mapping
  
  Bước 5. Chọn các cột có nội dung thông tin tương ứng. Click
  
  Bước 6. Tại bước Tùy chọn, có 4 thiết lập cho các dữ liệu được đưa lên CRM là:

Mục thiết lập	Mô tả
Chia sẻ	Thiết lập chia sẻ quyền xem và chỉnh sửa danh sách khách hàng cho nhân viên, có 4 tùy chọn: Tất cả: tất cả nhân viên đều có quyền xem và sửa  Chỉ mình tôi: Chỉ người import danh sách này mới có quyền xem và sửa Nhóm: Các thành viên của nhóm được chọn mới có quyền xem và sửa Nhân viên: Các nhân viên được chọn mới có quyền xem và sửa
Thẻ	Gắn thẻ nhằm mục đích phân loại nhóm khách hàng, tiện cho việc lọc và thao tác sau này. Có 2 cách gắn thẻ: Chọn và gắn thẻ có sẵn Nhấn nút để thêm mới và gắn thẻ
Chọn cách import khi kiểm tra trùng số điện thoại hoặc email	Khi import danh sách khách hàng lên hệ thống, không tránh khỏi việc trùng lặp, vì vậy cần phải có bước này để tùy chọn thêm/bỏ/gộp dữ liệu trùng, có 4 tùy chọn như sau: Bỏ qua nếu trùng: nếu dữ liệu trong file import trùng với dữ liệu đã có trên CRM, hệ thống sẽ không import khách hàng nãy nữa. Nhân đôi nếu trùng: Hệ thống vẫn import khách hàng này với tư cách là một khách hàng mới, không ảnh hưởng đến thông tin cũ. Ghi đè nếu trùng: Hệ thống sẽ import khách hàng này, thông tin mới sẽ đè lên thông tin cũ, thông tin cũ sẽ mất đi. Gộp nếu trùng: Hệ thống sẽ import khách hàng này, thông tin mới sẽ được gộp vào với thông tin cũ. Các thông tin được gộp là: Số điện thoại, email, địa chỉ, thẻ.
Phân công	Là bước phân công khách hàng cho nhân viên chăm sóc, có 2 cách phân công: Phân công cho nhóm theo Assignment Rule: Chọn nhóm chứa các nhân viên chăm sóc, Lưu ý là phải chọn nhóm có thiết lập assignment rule (tuần tự hoặc ngẫu nhiên) để phân công.  Phân công cho 1 nhân viên cụ thể: Phân công tất cả danh sách khách hàng tải lên cho chỉ 1 nhân viên bất kỳ phụ trách

Click để đến bước Xem lại

Bước 6. Tại bước Xem lại, vui lòng kiểm tra toàn bộ các thông tin của file danh sách khách hàng cần tải lên:

• Kiểm tra Tên tệp có đúng file cần tải hay không

• Kiểm tra Tên trang có đúng sheet cần tải lên hay không

• Kiểm tra Số lượng KH cá nhân có trong file

• Kiểm tra Chọn cách tải lên khi trùng số điện thoại hoặc email

• Kiểm tra Nhãn

• Kiểm tra danh sách các khách hàng ở bảng chi tiết

Ngoài các bước kiểm tra trên, hệ thống sẽ tự kiểm tra vào cảnh báo bạn các lỗi như sau:

• Danh sách tải lên có thông tin trùng trong file, nghĩa là có 2 hoặc nhiều khách hàng trong file danh sách bị trùng email hoặc số điện thoại

• Danh sách tải lên có khách hàng có số điện thoại hoặc email không hợp lệ

• Danh sách tải lên có khách hàng không có tên

Nếu file có 1 trong các lỗi như trên, bạn vui lòng chỉnh sửa lại file và thực hiện import lại.

Nếu file không có vấn đề gì, bạn nhấn nút để tiến hành tải lên CRM.
Bước 7. Nhấn nút   ở popup xác nhận Import.

Hệ thống sẽ thông báo danh sách đang được tải lên, thời gian lâu nhất để tải là 5 phút, thực tế nếu lượng khách hàng ít, thì danh sách sẽ tải lên xong ngay lập tức.

2.3. Tự động tạo khách hàng từ Webforms:

Doanh nghiệp có 1 trang web riêng, có thể liên hệ với chúng tôi (tech@antbuddy.com) hoặc hotline (1900 636 412) để thiết lập một Form đăng ký khách hàng, các thông tin khách hàng sẽ được tự động lưu về hệ thống AntCRM. 

Hình thức này sẽ đem về một số lượng lớn các khách hàng tiềm năng cho công ty bạn, từ đó sẽ dùng thông tin này để chạy chiến dịch quảng bá sản phẩm.

Ví dụ như form dưới đây:

2.4. Tự động tạo khách hàng từ Email Forwarder:

Công ty bạn có thiết lập Email forwarder, mỗi khi có khách hàng gửi email về hệ thống, hệ thống sẽ tạo 1 khách hàng mới tương ứng.

Ví dụ: 

Email support của công ty bạn là doanhnghiep@xyz.com, có thiết lập forward về hệ thống AntCRM (xem cách thiết lập forwarder tại đây)

Khách hàng có email  khachhanga@gmail.com , có tên đăng ký Email là KhachHang A, thực hiện gửi email về email support của công ty bạn (doanhnghiep@xyz.com). 

Hệ thống sẽ tự động tạo khách hàng mới có tên KhachHang A và email là khachhanga@gmail.com.

2.5. Tạo nhanh khách hàng:

Trường hợp 1. Nhấn nút   (+) Tạo   ở đầu trang:

Đây là bước tạo nhanh Lead hoặc Contact hoặc Account, bạn có thể tạo khách hàng dù bạn đang ở bất cứ trang nào của AntCRM.

Bước 1. Nhấn nút   (+) Tạo   ở trên đầu trang

Bước 2. Nhấn Tạo Lead hoặc Tạo Contact hoặc Tạo Account  tùy vào nhu cầu của bạn

Trang chuyển đến trang Tạo khách hàng

Bước 3. Thực hiện nhập thông tin và nhấn Lưu giống như cách Tạo thủ công.

Trường hợp 2. Tạo nhanh khách hàng tại các trang Tạo/ Chỉnh sửa Tickets, Task

Bước 1. Tại trang Tạo/Chỉnh sửa Ticket/ Task, nhấn nút tại trường Khách hàng

Đối với Account thì thay đổi loại khách hàng rồi nhấn nút .

Trang sẽ bật lên popup tạo nhanh khách hàng

Bước 2. Nhập Tên khách hàng (bắt buộc) và các thông tin cần thiết

Bước 3. Nhấn   Thêm   để tạo mới khách hàng.