I. Popup cuộc gọi là gì?

Trong thời đại 4.0, có rất nhiều phương tiện để tiếp cận và chăm sóc khách hàng như SMS, website, Facebook, Zalo, Quảng cáo và các mạng xã hội khác. Nhưng việc chăm sóc khách hàng qua điện thoại vẫn luôn là sự lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp hiện nay. Còn gì hoàn hảo hơn khi bạn vừa có thể gọi điện chăm sóc khách hàng, vừa cập nhật được thông tin khách hàng yêu cầu cũng như xem lại thông tin khách hàng ngay lúc gọi, không những thế bạn còn có thể tạo nhanh phiếu yêu cầu với các thông tin đó chỉ với thao tác đơn giản, đó là những gì mà AntCRM mang lại cho bạn với Popup cuộc gọi.

II. Cách thiết lập popup cuộc gọi

• AntCRM hỗ trợ popup cuộc gọi vào , ra. 

• Cho phép tùy chỉnh tắt/ bật popup gọi cho nhân viên bất kỳ

• Cho phép tùy chỉnh tính ngày chăm sóc khách hàng chỉ với những cuộc gọi thành công

• Bạn có thể thiết lập loại khách hàng được tạo mới (lead/contact/account), nhãn mặc định và nguồn mặc định để gán cho các khách hàng đó.

• Tùy chỉnh hiển thị các tab thông tin của khách hàng liên quan như: Lịch sử cập nhật, tương tác, Ghi chú, Email, Cuộc gọi, SMS, nhiệm vụ, giao dịch, Ticket…

• Cầu hình danh mục loại cuộc gọi giúp việc tạo ticket trở nên dễ dàng và chính xác hơn khi được liên kết với danh mục ticket, SLA và nhóm phân công . 

• Tùy chỉnh thiết lập cảm xúc của cuộc gọi

Dưới đây là các hướng dẫn cụ thể.

1. Thiết lập Cảm xúc cuộc gọi 

Mở trang Thiết lập →  Thiết lập cuộc gọi → Cảm xúc cuộc gọi

Nhập tên loại cảm xúc và nhấn Thêm

Để chỉnh sửa loại cảm xúc, nhấn vào nút chỉnh sửa, chỉnh sửa tên loại cảm xúc và nhấn Lưu

Để xóa loại cảm xúc, nhấn vào nút Xóa và xác nhận xóa.

2. Thiết lập Popup cuộc gọi.

Mở trang Thiết lập cuộc gọi → Popup cuộc gọi → Cuộc gọi vào( và Cuộc gọi ra)

Bật/tắt popup gọi vào/ra: 

 Gạt sang phải/trái nút Bật ở phần thiết lập Cuộc gọi vào/ra. Nhấn Lưu ở cuối trang để áp dụng thay đổi

Tùy chỉnh tắt popup đối với một số nhân viên: 

Thực hiện bật cuộc gọi vào/ra, tick vào ô “Chặn popup cuộc gọi đối với người dùng trong danh sách” và chọn nhân viên áp dụng chặn popup gọi. 

Nhấn Lưu ở cuối trang để áp dụng thay đổi

Tùy chỉnh chỉ bật popup đối với một số nhân viên: 

Thực hiện bật cuộc gọi vào/ra, tick vào ô “ Chỉ những người dùng trong danh sách được popup cuộc gọi” và chọn nhân viên áp dụng nhận popup gọi.

Nhấn Lưu ở cuối trang để áp dụng thay đổi

Thiết lập loại khách hàng được tạo tự động:

Tại phần Mặc định lưu trữ dữ liệu mới trên call popup, tick vào loại khách hàng mà bạn muốn hệ thống tạo mới, nhấn Lưu ở cuối trang để áp dụng thay đổi

Có 3 loại là : Lead, Contact và Account

Thiết lập nhãn và nguồn gắn mặc định cho các khách hàng tạo mới tự động:

Chọn nhãn mặc định và nguồn mặc định, nhấn Lưu ở cuối trang để áp dụng thay đổi

Thiết lập hiển thị Tab trên popup cuộc gọi

Mở trang Thiết lập cuộc gọi → Popup cuộc gọi → Thiết lập hiển thị Tab trên popup cuộc gọi

Tick chọn các tab thông tin mà bạn muốn hiển thị trên popup cuộc gọi. Nhấn Lưu ở cuối trang để áp dụng thay đổi

Dưới đây là popup cuộc gọi theo thiết lập hiển thị các tab thông tin

3. Thiết lập Danh mục loại cuộc gọi

3.1. Tạo Danh mục loại cuộc gọi

Bước 1. Mở trang Thiết lập cuộc gọi → Danh mục loại cuộc gọi

Bước 2. Nhấn nút Thêm

Bước 3. Điền các thông tin cần thiết, được mô tả như bên dưới

• Name: Tên của Danh mục

• Parent Category: là Danh mục cha, có 3 trường hợp sử dụng như sau:

• Đối với nhu cầu tạo Danh mục: không chọn Parent Category

• Đối với nhu cầu tạo Sub Danh mục cho Danh mục X:  chọn Parent Category là “Danh mục X”

• Đối với nhu cầu tạo Sub sub Danh mục của Sub danh mục Y: chọn Parent Category là “Danh mục Y”

• Mapping Ticket Category: là Danh mục ticket được liên kết với danh mục loại cuộc gọi. Danh mục ticket này đã được liên kết sẵn với nhóm và SLA phù hợp với tính chất loại công việc. 

Lưu ý: 

• Danh mục được liên kết với nhau phải cùng cấp : nghĩa là danh mục loại cuộc gọi cấp 1 chỉ được liên kết với danh mục ticket cấp 1, tương tự với cấp 2 và 3. 

• Bạn phải liên kết danh mục cấp cao hơn thì mới có thể liên kết danh mục cấp thấp: nghĩa là nếu bạn muốn liên kết danh mục loại cuộc gọi cấp 3 với danh mục ticket, bạn phải liên kết danh mục loại cuộc gọi cha (cấp 1 và 2) với danh mục ticket chat (cấp 1 và 2) trước. 

• Tùy chọn áp dụng danh mục cuộc gọi với popup gọi vào hoặc gọi ra

Bước 4. Nhấn Tạo mới để hoàn tất việc tạo danh mục loại cuộc gọi.

3.2. Chỉnh sửa danh mục loại cuộc gọi. 

Nhấn vào nút chỉnh sửa của danh mục mà bạn muốn chỉnh sửa

Thay đổi nội dung theo mong muốn và nhấn Lưu

3.2. Xóa Danh mục loại cuộc gọi

Nhấn vào nút xóa của danh mục mà bạn muốn xóa và xác nhận

Lưu ý: khi xóa danh mục cha chứa danh mục con, danh mục con cũng sẽ bị xóa theo.