Shared Mailbox là tính năng giúp người dùng quản lí email nhận vào và gửi ra trên cùng 1 giao diện.
Để tích hợp và sử dụng người dùng cần làm theo các bước sau.
Bước 1: Vào Setting -> Tích hợp Shared Mailbox
Bước 2: Chọn loại kết nối email mong muốn.
Ở đây chúng ta có 2 lựa chọn là tích hợp trực tiếp email Office 365 hoặc thông qua thiết lập IMAP/SMTP dành cho các loại email khác
Bước 3A: Đăng nhập vào tài khoản email Office 365
hoặc
Bước 3B: Đăng nhập qua giao thức IMAP/SMTP
Lưu ý: Nếu bạn sử dụng tính năng bảo mật 2 lớp, thì mật khẩu đăng nhập phải là mật khẩu ứng dụng của email.
Hướng dẫn tạo mật khẩu ứng dụng Gmail
Hướng dẫn tạo mật khẩu ứng dụng Office 365
Thông số cấu hình imap/smtp
Gmail:
Microsoft 365, Outlook, Hotmail, Live.com, MSN:
Bước 4: Chọn Đăng ký
Bước 5: Chọn Cài đặt và thiết lập nhóm User hỗ trợ và cấu hình phân công tương tự như Omni Chat
Menu Shared MailBox -Hộp thư chung
Tại giao diện này, người dùng có thể:
Vào Thiết lập Phiếu sự vụ ==> Kênh hỗ trợ
Email đã liên kết thành công ở mục Shared Mailbox sẽ nằm ở danh sách địa chỉ email hỗ trợ
Bấm Enable để bắt đầu cấu hình ticket tự động
Bấm Sửa đổi để cài đặt thông tin cho ticket được tạo tự động từ Shared mailbox:
Nhấn Save để hoàn tất cấu hình:
Khi có email vào email hỗ trợ thì hệ thống sẽ đồng thời tạo ticket mới theo thông tin đã cấu hình, ví dụ