AntCRM - Hướng dẫn tích hợp và sử dụng Shared Mailbox

Shared Mailbox là tính năng giúp người dùng quản lý email nhận vào và gửi ra trên cùng 1 giao diện.

Để tích hợp và sử dụng người dùng cần làm theo các bước sau.

I.Tích hợp mail vào Shared Mailbox

Bước 1: Vào Setting -> Tích hợp Shared Mailbox

Bước 2: Chọn loại kết nối email mong muốn.

Ở đây chúng ta có 2 lựa chọn là tích hợp trực tiếp email Office 365 hoặc thông qua thiết lập IMAP/SMTP dành cho các loại email khác

Bước 3A: Đăng nhập vào tài khoản email Office 365

https://huongdan.antbuddy.com/kb/antcrm-huong-dan-ket-noi-tai-khoan-email-office-365-business-vao-crm

hoặc

Bước 3B: Đăng nhập qua giao thức IMAP/SMTP

Lưu ý: Nếu bạn sử dụng tính năng bảo mật 2 lớp, thì mật khẩu đăng nhập phải là mật khẩu ứng dụng của email. 

Hướng dẫn tạo mật khẩu ứng dụng Gmail

Hướng dẫn tạo mật khẩu ứng dụng Office 365

Thông số cấu hình imap/smtp

Gmail:

Microsoft 365, Outlook, Hotmail, Live.com, MSN:

Bước 4: Chọn Đăng ký

Bước 5: Chọn Cài đặt và thiết lập nhóm User hỗ trợ và cấu hình phân công tương tự như Omni Chat

II. Giao diện sử dụng:

Menu Quản lý tin nhắn -Hộp thư chung

Tại giao diện này, người dùng có thể:

• Nhận mail, trả lời email của khách hàng.

• Phân công phụ trách session, đánh dấu đã xử lí xong.

• Tương tác với khách hàng qua các kênh khác như gọi điện- gửi tin nhắn….

• Lên phiếu sự vụ, đơn hàng, nhiệm vụ…

III. Kích hoạt Kênh hỗ trợ- Email cho Ticket:

Vào Thiết lập Phiếu sự vụ ==> Kênh hỗ trợ

Email đã liên kết thành công ở mục Shared Mailbox sẽ nằm ở danh sách địa chỉ email hỗ trợ

Bấm Enable để bắt đầu cấu hình ticket tự động

Bấm Sửa đổi để cài đặt thông tin cho ticket được tạo tự động từ Shared mailbox:

• Phân cho nhóm: Ticket mới được tạo từ email này sẽ được phân công tự động cho nhóm được chon

• Tag mặc định: Gắn nhãn tự động cho ticket

Nhấn Save để hoàn tất cấu hình:

Khi có email vào email hỗ trợ thì hệ thống sẽ đồng thời tạo ticket mới theo thông tin đã cấu hình, ví dụ